W każdej firmie istnieje jakiś system obiegu dokumentów. Dawniej były to wyłącznie dokumenty papierowe, obecnie coraz częściej są to także dokumenty elektroniczne. Jednak wciąż wiele firm nie posiada spójnego systemu tego rodzaju. Na dłuższą metę może się jednak okazać, że najkorzystniejszą opcją jest sprzęgnięcie całej elektronicznej komunikacji i dokumentacji w jeden spójny system obiegu dokumentów zrealizowany w postaci elektronicznej. System taki może współpracować z firmowymi programami księgowymi oraz bazami danych. Może zawierać w sobie całą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną firmy. Stworzenie spójnego elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala nie tylko oszczędzić na ich przechowywaniu w papierowej wersji, ale także znacznie przyspiesza pracę nad dokumentami i wyszukiwanie informacji w nich zawartych.